TIPS MENGHINDARI TUMPUKAN KERTAS DI MEJA KERJA
Bagaimana kita bisa menghindari tumpukan kertas di meja kerja? Jawaban
paling mudah adakah simpan saja dalam laci, atau sembunyikan dalam lemari.
Atau buang saja ke keranjang sampah. Tetapi itu seringkali bukan pemecahan
yang semestinya. Beberapa waktu lalu, Smart Work memberikan tips mengatasi
tumpukan dokumen dengan menyusun sistem dokumentasi berdasarkan prioritas,
urgensi, dan kepentingannya. Sebenarnya, bila ditelusuri asal-muasal
timbunan kertas di meja kerja anda bukan dikarenakan banyaknya kertas atau
dokumen yang masuk setiap hari. Kenyataannya, banyak orang yang sedikit
menerima kertas justru tidak sampai tertimbun dalam lautan dokumen.
Sebaliknya, ada orang sedikit menerima dokumen, namun seluruh meja kerjanya
seolah tertutupi dokumen. Penyebab utama munculnya tumpukan kertas di atas meja kerja adalah sikap
kerja kita sendiri. Berikut beberapa tips menghindari tumpukan kertas di meja kerja, sekaligus membenahi sikap kerja kita yang keliru:
1–Segera ambil keputusan atas kertas tersebut.
Ketika anda menerima laporan, dokumen, surat dan macam-macam kertas lainnya,
jangan tunda lagi, segera ambil keputusan. Pikirkan baik-baik apa yang harus
anda lakukan atas kertas-kertas yang masuk. Keputusan yang harus anda ambil
adalah keputusan untuk mendistribusikan kertas tersebut. Bila harus anda
simpan, maka segera simpan dalam sistem arsip anda. Bila harus anda baca,
segera baca dan distribusikan pada yang bagian yang relevan. Jika memang
harus anda tunda, maka tunda dalam arsip tunda. Bila harus anda buang, maka
buang saja. Yang penting, jangan berlama-lama membiarkan kertas itu tidak
terurus. Segera ambil keputusan.
2–Cari tahu apa yang harus anda lakukan.
Seringkali kita menerima kertas, namun tak tahu tindakan apa yang harus
diambil. Letakkan kertas itu pada tumpukan “untuk diselesaikan” kemudian
segera cari tahu apa yang harus anda lakukan. Hubungi pihak yang mengirim
kertas tersebut, tanyakan apa yang ia harapkan dari anda. Lalu segera ambil
keputusan untuk bertindak.
3–Jangan takut membuang kertas.
Anda tahu khan gunanya keranjang sampah? Yaitu untuk membuang sesuatu yang tidak anda perlukan lagi. Demikian juga dengan kertas-kertas yang masuk ke meja anda. Bila itu tidak perlu disimpan, atau ada orang lain yang telah
menyimpannya, atau mudah sekali mendapatkan informasi serupa kelak, maka
buang saja. Jangan menyimpan kertas, hanya karena kertas itu menarik bagi
anda. Mungkin itu menarik bagi anda sekarang, tetapi dalam waktu sebulan
sudah tidak menarik lagi.
4–Cepat balas surat-surat anda.
Meski anda tahu, diperlukan beberapa hari untuk mengirim surat sampai ke
tujuan, namun itu tak berarti anda bisa menunda-nunda membalas surat
tersebut. Cepat balas, meski hanya berisi ucapan terima kasih, atau
disposisi sederhana. Kemudian, singkirkan surat itu dari meja anda. Kunci
utama merapikan meja kerja adalah kecepatan anda memutuskan sesuatu dan
mengambil tindakan.
5–Jangan biarkan segala sesuatunya menjadi genting.
Jangan tunggu deadline. Bila anda bisa menyelesaikan tugas-tugas anda
sekarang, maka selesaikan saja. Menunda-nunda pekerjaan menyebabkan tumpukan
kertas di meja anda semakin tinggi. Baca dokumen itu baik-baik, cari tahu
apa yang dibutuhkan oleh dokumen itu, lalu selesaikan segera.
6–Senanglah menjadi rapi.
Memang banyak orang rapi di permukaan, namun di dalam laci mereka, berserak segala macam kertas, dokumen, dan laporan. Maka, milikilah jiwa yang menyenangi kerapian. Namun jangan lantas menjadi kaku dan prefeksionis.
Tentu tidak masalah bila ukuran kertas itu berbeda-beda, atau susunan klip di meja anda tidak terjajar rapi. Yang penting anda mudah untuk mencari apa yang anda butuhkan.
7–Sediakan waktu untuk memperhatikan areal kerja anda.
Sesekali sisihkan waktu untuk melihat ruang kerja anda, dan gedung kerja
anda secara keseluruhan. Di akhir masa proyek, atau akhir hari, coba
sisihkan waktu untuk merapikan semuanya seperti sedia kala. Ini bukan saja
merapikan ruang kerja anda, namun membuat anda senang dan menghargai setiap
pekerjaan. Selain itu, bisa menumbuhkan semangat baru. Bila anda tidak
pernah berusaha merapikan dan merawat ruang kerja anda, jangan-jangan anda
sedang kehilangan semangat untuk bekerja yang lebih baik. Temukan semangat
baru dengan merapikan areal kerja anda.
Originally posted 2015-06-26 21:17:51.
